Dyrektor Ośrodka Rozwoju Edukacji w Warszawie, Aleje Ujazdowskie 28, 00-478 Warszawa, ogłasza nabór kandydatów/kandydatek na stanowisko: specjalista ds. dokumentacji proceduralnej i zamówień w projekcie „Wsparcie edukacji formalnej dzieci i młodzieży z Ukrainy w programie FERS” w Wydziale Polityki Oświatowej i Współpracy.

Wymiar etatu: 1 osoba –1 etat lub 2 osoby – 0,5 etatu (umowa o pracę)
Miejsce wykonywania pracy: praca hybrydowa

Zakres realizowanych zadań:

• Przygotowywanie dokumentacji przetargowej i proceduralnej, w tym opracowywanie opisu przedmiotu zamówienia (OPZ), specyfikacji warunków zamówienia, projektów umów, harmonogramów postępowań i niezbędnych załączników zgodnie z przepisami prawa i wytycznymi projektowymi.
• Współpraca z wydziałem zamówień, zespołem merytorycznym i finansowym w celu zapewnienia prawidłowego przygotowania dokumentów, ich spójności oraz zgodności z harmonogramem realizacji projektu.
• Weryfikacja zgodności dokumentacji z obowiązującymi przepisami prawa, w tym ustawą Prawo zamówień publicznych, regulacjami krajowymi i unijnymi oraz wytycznymi instytucji nadzorujących projekt.
• Koordynacja i monitorowanie terminów postępowań zamówieniowych, weryfikacja realizacji etapów procedur i zgłaszanie działań korygujących w przypadku opóźnień lub niezgodności.
• Wsparcie w procesie wyboru wykonawców, obejmujące udział w komisjach przetargowych, analizę ofert, przygotowywanie rekomendacji oraz nadzór nad realizacją zawartych umów w zakresie zgodności z dokumentacją i harmonogramem.
• Przygotowywanie raportów, zestawień i analiz dotyczących dokumentacji przetargowej, niezbędnych dla instytucji nadzorujących projekt i kierownictwa programu.
• Identyfikacja ryzyk proceduralnych oraz proponowanie działań zapobiegawczych i korygujących w celu zapewnienia prawidłowej realizacji zamówień i zgodności z przepisami prawa.
• Wdrażanie usprawnień w zakresie dokumentacji i procedur zamówień, w tym opracowywanie szablonów dokumentów, standardów oraz rekomendowanie rozwiązań zwiększających efektywność i jakość procesów proceduralnych.
• Wsparcie w przygotowywaniu dokumentów przetargowych związanych z realizacją szkoleń, opracowywaniem materiałów edukacyjnych lub innych rezultatów projektu, w tym koordynacja wprowadzania poprawek i aktualizacji.
• Utrzymywanie spójności i kompletności dokumentacji projektowej, w tym monitorowanie obiegu dokumentów między zespołami, archiwizacja oraz zapewnienie dostępności dokumentów na potrzeby kontroli zewnętrznych i audytów.
• Doradztwo dla członków zespołu projektowego w zakresie przygotowywania i prowadzenia dokumentacji zamówień publicznych, w tym konsultacje dotyczące stosowania przepisów i wytycznych.

Wymagania związane ze stanowiskiem

Niezbędne:

• Wykształcenie wyższe.
• Minimum 5-letni staż pracy.
• Doświadczenie w opracowywaniu opisów przedmiotu zamówienia (OPZ), specyfikacji warunków zamówienia, projektów umów i harmonogramów postępowań.
• Doświadczenie w przygotowywaniu i koordynowaniu postępowań zamówień publicznych w projektach współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej.
• Znajomość przepisów prawa dotyczących zamówień publicznych, regulacji krajowych i unijnych oraz wytycznych instytucji nadzorujących projekty współfinansowane.
• Doświadczenie we współpracy z zespołami merytorycznymi i finansowymi w zakresie przygotowywania dokumentacji projektowej i przetargowej.
• Umiejętność monitorowania terminów i etapów postępowań zamówieniowych oraz identyfikowania ryzyk proceduralnych.
• Bardzo dobra organizacja pracy własnej, umiejętność planowania i realizacji wielu zadań jednocześnie.
• Umiejętność redagowania dokumentów urzędowych i projektowych, w tym raportów, zestawień, analiz i pism kierowanych do instytucji publicznych.
• Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office, w szczególności programów Word i Excel, w tym praca z tabelami, formularzami i zestawieniami danych.
• Wysokie kompetencje interpersonalne, odpowiedzialność i samodzielność w działaniu, umiejętność współpracy zespołowej.

Pożądane:

• Znajomość języka angielskiego na poziomie B2.
• Doświadczenie w pracy przy dokumentacji przetargowej w projektach edukacyjnych lub społecznych.
• Udział w komisjach przetargowych lub weryfikacji ofert wykonawców.
• Doświadczenie we współpracy z jednostkami administracji publicznej, w tym z wydziałami zamówień oraz instytucjami nadzorującymi projekty.
• Doświadczenie w opracowywaniu standardów i procedur przygotowania dokumentacji projektowej i przetargowej.
• Umiejętność identyfikowania i minimalizowania ryzyk proceduralnych w procesie udzielania zamówień.
• Doświadczenie we wsparciu merytorycznym zespołów projektowych przy tworzeniu dokumentacji przetargowej.

Wymagane dokumenty i oświadczenia:

• CV;
• kopie dokumentów potwierdzających wymagane wykształcenie;
• kopie dokumentów potwierdzających posiadanie dodatkowych kwalifikacji;
• kopie dokumentów potwierdzających doświadczenie zawodowe, referencje i rekomendacje;
• podpisane oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych zawartych w załączonych dokumentach – jeśli w zakresie tych danych są zawarte szczególne kategorie danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w załączonych dokumentach”. 

Informacja RODO

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 r.), dalej „RODO”, Ośrodek Rozwoju Edukacji w Warszawie informuje, że:

1. Administratorem państwa danych osobowych jest Ośrodek Rozwoju Edukacji z siedzibą w Warszawie (00-478), Aleje Ujazdowskie 28, e-mail: sekretariat@ore.edu.pl, tel. 22 345 37 00.
2. Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można się skontaktować poprzez e-mail: iod@ore.edu.pl lub pisemnie, przekazując korespondencję na adres siedziby administratora, wskazany w punkcie 1.
3. Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu przeprowadzenia aktualnej rekrutacji w związku z koniecznością wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze w zakresie, w jakim jest to niezbędne dla realizacji Programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021–2027 (dalej „Program”), na podstawie zgody wyrażonej w zakresie dobrowolnie podanych przez Państwa danych w związku z uczestnictwem w rekrutacji, jeśli w zakresie tych danych zawarte są szczególne kategorie danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, a także w celu realizacji zadań powierzonych beneficjentowi w związku z realizacją Programu, w tym:
   1. potwierdzania kwalifikowalności wydatków,
   2. wnioskowania o płatności do Komisji Europejskiej,
   3. raportowania o nieprawidłowościach,
   4. ewaluacji,
   5. monitoringu,
   6. kontroli,
   7. audytu,
   8. sprawozdawczości,
   9. działań informacyjno-promocyjnych.
4. Podstawą prawną przetwarzania danych jest konieczność realizacji obowiązków spoczywających na administratorze (art. 6 ust. 1. lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. g RODO), wynikających z Ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021–2027 oraz przepisów prawa europejskiego i krajowego:
   1. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2021/1060 z 24 czerwca 2021 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Funduszu Spójności, Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, a także przepisów finansowych na potrzeby tych funduszy oraz na potrzeby Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami i Polityki Wizowej;
   2. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1057 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiającego Europejski Fundusz Społeczny Plus (EFS+) oraz uchylającego rozporządzenie (UE) nr 1296/2013 (Dz. Urz. UE L 231 z 30.06.2021 r., str. 21, z późn. zm.);
   3. Ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2027–2027, w szczególności art. 87–93;
   4. Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego;
   5. Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
5. Podanie danych jest niezbędne do realizacji celu, o którym mowa w punkcie 3. Konsekwencje niepodania danych osobowych wynikają z przepisów prawa, w tym uniemożliwiają udział w projekcie realizowanym w ramach Programu.
6. Państwa dane osobowe mogą zostać również powierzone specjalistycznym firmom realizującym na zlecenie instytucji zarządzającej lub pośredniczącej ewaluacje, kontrole i audyt w ramach Programu.
7. Odbiorcami państwa danych osobowych mogą być:
   1. podmioty, którym administrator lub odrębni administratorzy powierzyli wykonywanie zadań związanych z realizacją Programu, a także eksperci, podmioty prowadzące audyty, kontrole, szkolenia i ewaluacje;
   2. instytucje, organy i agencje Unii Europejskiej (UE), a także inne podmioty, którym UE powierzyła wykonywanie zadań związanych z wdrażaniem Programu;
   3. organy Komisji Europejskiej, minister właściwy do spraw finansów publicznych, prezes Zakładu Ubezpieczeń Społecznych;
   4. podmioty, które wykonują dla nas usługi związane z obsługą i rozwojem systemów teleinformatycznych, a także zapewnieniem łączności, np. dostawcy rozwiązań IT i operatorzy telekomunikacyjni.
8. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów określonych w punkcie 3.
9. Dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji i nie będą profilowane.
10. Państwa dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego.
11. W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Państwu następujące uprawnienia: prawo dostępu do swoich danych osobowych, prawo żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania, prawo do cofnięcia zgody w każdym czasie, prawo do sprzeciwu oraz prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych – w przypadku gdy osoba uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne krajowe przepisy regulujące kwestię ochrony danych osobowych obowiązujące w Polsce.

Osoby zainteresowane prosimy o dostarczenie kompletu dokumentów osobiście do kancelarii ORE (pok. 103) lub pocztą na adres: Ośrodek Rozwoju Edukacji, Aleje Ujazdowskie 28, 00-478 Warszawa, z dopiskiem na kopercie: Oferta pracy na stanowisko specjalista ds. dokumentacji proceduralnej i zamówień w projekcie „Wsparcie edukacji formalnej dzieci i młodzieży z Ukrainy w programie FERS” w Wydziale Polityki Oświatowej i Współpracy w terminie do dnia 1.09.2025 r.

Dokumenty uważa się za dostarczone w terminie, jeśli wpłynęły na wyżej wymieniony adres do dnia 1.09.2025 r., do godziny 16.00.

Za dokumenty dostarczone w terminie uznaje się również dostarczenie kompletu dokumentów drogą elektroniczną na adres e-mailowy: rekrutacje@ore.edu.pl w terminie do dnia 1.09.2025 r., do godziny 16.00. W temacie e-maila prosimy wpisać: specjalista ds. dokumentacji proceduralnej i zamówień w projekcie „Wsparcie edukacji formalnej dzieci i młodzieży z Ukrainy w programie FERS” w Wydziale Polityki Oświatowej i Współpracy.

Rekrutacja składa się z następujących etapów:

1. Weryfikacja formalna dokumentów (do następnego etapu zostaną zakwalifikowane osoby, które złożą w terminie kompletne dokumenty).
2. Analiza merytoryczna ofert spełniających wymagania formalne (do następnego etapu zostaną zakwalifikowane osoby, które spełniają wymagania wskazane w ogłoszeniu).
3. Rozmowa kwalifikacyjna.

Ośrodek Rozwoju Edukacji w Warszawie zastrzega sobie prawo niewyłonienia kandydata. Zatrudnienie będzie możliwe po otrzymaniu środków na realizację programu.

Program jest finansowany z projektu pn. „Wsparcie edukacji formalnej dzieci i młodzieży z Ukrainy w programie FERS”, realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021–2027 (FERS), działanie 04.17 „Szkoła dla wszystkich”.